Parodos, patenkančios į Tarptautinio Biuro kompetenciją yra:
- nekomercinės;
- organizuojamos vienos valstybės, kvietimus kitoms išsiunčiant diplomatiniais kanalais;
- trunkančios ilgiau nei 3 savaites.
Tarptautinis parodų biuras apima:
- Generalinę asamblėją;
- Pirmininką;
- Keturis pirmininko pavaduotojus;
- Vykdomąjį komitetą;
- Specializuotus komitetus;
- Generalinį sekretoriatą.
Narystė Tarptautiniame parodų biure
Visų valstybių vyriausybės turi teisę bet kada prisijungti prie 1928 m. Konvencijos ir papildomų Protokolų.
Prisijungimo dokumentai deponuojami Prancūzijos Respublikos Vyriausybėje ir įsigalioja deponavimo dieną.
Valstybės narės privalo mokėti narystės mokestį. Naujos valstybės narės nario mokestį pagal teisingumo principą nustato Tarptautinio parodų biuro Generalinė asamblėja, suderinusi su Vyriausybe pareiškėja.
Narystės privalumai
Šalies narystė Tarptautiniame parodų biure leidžia šaliai dalyvauti visuose Biuro svarstymuose ir atlikti sprendžiamąjį vaidmenį nustatant parodų politiką ir principus.
Be to, valstybės narės dalyvauja diskusijose su parodos organizatoriais ir turi teisę tikėtis pritarimo jų pozicijai dėl parodų, kuriose jos ketina dalyvauti, organizavimo.
Narystė biure suteikia ir tam tikrų esminių privalumų. Parodą organizuoti gali ir Tarptautinio parodų biuro narė, ir jam nepriklausanti valstybė, tačiau valstybei narei bus teikiama pirmenybė.
Galiausiai Tarptautinio parodų biuro valstybė narė, teikianti prašymą parodai organizuoti, privalo mokėti tik pusę įprastinio paraiškos nagrinėjimo mokesčio.
Akivaizdu, kad kuo daugiau narių turi Tarptautinis Parodų Biuras, tuo veiksmingesnė jo įtaka ir tuo didesnės galimybės sumažinti išlaidas jos narėms. Todėl visų valstybių, kurios gali kada nors organizuoti parodas, ar kurios tiesiog nori jose dalyvauti, vyriausybėms naudinga prisijungti prie 1928 m. Konvencijos ir taip tapti Tarptautinio parodų biuro narėmis.
Pagrindinės Tarptautinio parodų biuro institucijos
Generalinė asamblėja
Generalinę asamblėją sudaro valstybių narių paskirti delegatai; šaliai skiriama nuo vieno iki trijų delegatų. Visos valstybės narės turi balso teisę Generalinėje asamblėjoje, o svarstymai galioja tik esant dviejų trečdalių balso teisę turinčių šalių kvorumui.
Generalinė asamblėja renkasi du kartus per metus, esant reikalui – ir į neeilinius susirinkimus.
Pirmoji Generalinės asamblėjos funkcija –sudaryti parodų kalendorių. Ji nagrinėja paraiškas, kurias jai pateikė valstybės, o paroda registruojama įsitikinus, kad pasiūlytos parodos atitinka laikotarpio tarp parodų nuostatus ir kad parodos organizuojamos laikantis Konvencijos nuostatų (registracija aptariama vėliau).
Antroji Generalinės asamblėjos funkcija – aiškinti, ir, esant reikalui, ją papildyti. Ji turi teisę nustatyti pavyzdinius nuostatus, kuriais gali vadovautis parodų organizatoriai. Pagal 1972 m. Protokolą ji turi teisę keisti Konvenciją.
Generalinė asamblėja taip pat turi įgaliojimus šiais vidaus klausimais: biudžeto parengimo, Biuro ataskaitų tvirtinimo, generalinio sekretoriaus paskyrimo, komitetų įsteigimo, šių komitetų narių paskyrimo ir t.t.
Pirmininkas
Pirmininkas šaukia Generalinės asamblėjos susirinkimus ir jiems vadovauja bei užtikrina tinkamą Biuro funkcionavimą. Jis renkamas slaptu Generalinės asamblėjos balsavimu dvejiems metams iš valstybių narių delegatų. Jis gali būti išrinktas pakartotinai.
Pirmininko pavaduotojai
Generalinė asamblėja Pirmininko pavaduotojus renka iš valstybių narių delegatų; ji nustato jų pareigų pobūdį ir kadencijos laiką, komitetus, už kuriuos šie atsakingi.
Vykdomasis komitetas
Vykdomasis komitetas nagrinėja visas paraiškas parodai registruoti ir pateikia juos kartu su pranešimu Generalinei asamblėjai tvirtinti. Taip pat atlieka Generalinės asamblėjos pavestas užduotis. Vykdomąjį komitetą sudaro dvylika Generalinės asamblėjos paskirtų šalių atstovų. Tai vienintelis komitetas, kuriam skirtos tiesioginės Konvencijos nuostatos.
Kiti komitetai
Tarptautinis parodų biuras įsteigė tris papildomus komitetus:
- Nuostatų komitetą, kuris nagrinėja atskirus parodoms skirtus nuostatus (statyba, muitai, draudimas, sveikatas, įėjimo mokesčiai ir t.t.) ir perduoda jas Generalinei asamblėjai tvirtinti. Jis nustato pavyzdinius nuostatus, kuriais vadovaujasi parodų organizatoriai. Jis taip pat nustato Biuro nuostatus, įskaitant Generalinės asamblėjos vidaus įstatus ir darbuotojų nuostatus.
- Administravimo ir biudžeto komitetą, kuris atsako už Tarptautinio Parodų Biuro finansų tvarkymą.
- Informavimo ir pranešimų komitetą, kuris atsako už Tarptautinio Parodų Biuro žinomumo skatinimą.
Generalinis sekretorius
Sekretoriatui vadovauja Generalinės asamblėjos paskirtas Generalinis sekretorius. Jis atsako už einamųjų Biuro reikalų tvarkymą vadovaujantis Generalinės asamblėjos nurodymais.
Parodų registracija
Į Konvencijos sritį patenkančios parodos turi būti registruotos Tarptautinio parodų biuro.
Registracijos procedūra
Registracijos procesą sudaro trys etapai:
- preliminarus paklausimas;
- datos paskyrimas;
- faktinė registracija.
Preliminarus paklausimas
Valstybės, pageidaujančios organizuoti tarptautinę parodą, vyriausybė apie tai praneša Tarptautiniam parodų biurui. Pranešime nurodoma parodos tema, siūloma data, trukmė ir organizatorių teisinis statusas.
Biuras apie šią paraišką praneša visų valstybių narių vyriausybėms; joms pranešama, kad apie savo ketinimą varžytis su vyriausybe pareiškėja dėl parodos organizavimo jos gali pareikšti per šešis mėnesius nuo šio pranešimo.
Biuras pripažįsta ketinimą organizuoti parodą tik tuo atveju, kai, tarptautinės registruotos parodos atveju, paraiška pateikiama likus ne daugiau kaip devyneriems metams ir ne mažiau kaip šešeriems metams iki pasiūlytos parodos atidarymo dienos, o tarptautinės pripažintos parodos atveju - likus ne daugiau kaip šešeriems metams ir ne mažiau kaip penkeriems metams iki pasiūlytos parodos atidarymo dienos.
Pasibaigus šešių mėnesių laikotarpiui po pradinės paraiškos pateikimo, Vykdomojo komiteto pirmininkas, generalinio sekretoriaus teikimu, organizuoja vieną ar daugiau paklausimų, siekdamas įsitikinti, kad pasiūlymas yra pagrįstas.
Paklausime pagrindinis dėmesys skiriamas šiems klausimams:
- parodos temai;
- jos apibrėžimui;
- datai ir trukmei;
- vietai;
- plotams (bendras plotas ir maksimalus dalyviui skirtas plotas);
- numatomam dalyvių skaičiui;
- priemonėms, kurių imtasi finansiniam pagrindimui užtikrinti;
- rodikliams, leidžiantiems apskaičiuoti dalyvavimo išlaidas;
- atsakingų institucijų pozicijai ir suinteresuotų asmenų pozicijai.
Parodos datos skyrimas
Vykdomasis komitetas peržiūri paklausimo rezultatus ir perduoda klausimą su pranešimu Generalinei asamblėjai, kuri nusprendžia dėl toliau Tarptautinio parodų biuro nagrinėjamų pasiūlymų. Besivaržančių valstybių vyriausybėms nepasiekus susitarimo, ginčą spendžia Generalinė asamblėja, atsižvelgdama į pareikštas nuomones – nagrinėja specialias, pvz., moralines ar istorines priežastis, laiką nuo paskutinės parodos ir į besivaržančių valstybių jau surengtas parodas.
Parodos data nustatoma Generalinės Asamblėjos susirinkime slaptu balsavimu.
Biuras pirmenybę suteikia parodai, organizuojamai valstybės narės teritorijoje, išskyrus išimtines aplinkybes.
Registracija
Patvirtinus datą, valstybės, kurios teritorijoje turi būti organizuojama paroda, vyriausybė privalo pateikti oficialią paraišką parodai registruoti.
Prie paraiškos turi būti pridedamos bendrosios nuostatos; jose nurodoma parodai ir dalyvavimo sutarčiai taikytini įstatymai, nuostatai ir finansinės priemonės. Taip pat pridedamas registracijos mokestis, reikalingas paraiškos nagrinėjimui apmokėti.
Vėliau Vykdomasis komitetas išnagrinėja bendruosius nuostatus ir dalyvavimo sutartį bei užtikrina, kad pastarieji neprieštarauja Konvencijos nuostatoms ir Biuro nuostatams.
Tuomet Generalinei asamblėjai pateikiama paraiška registruoti; ši, išklausiusi Vykdomojo komiteto pirmininko ataskaitą, sutinka registruoti.
Valstybė narė, kurios paroda registruota, pakeitusi parodai numatytą datą, praranda visas registracijos teises, išskyrus Generalinės asamblėjos nustatytais nenugalimos jėgos atvejais. Valstybei narei pageidaujant organizuoti parodą kitu laiku, šios valstybės vyriausybė privalo iš naujo pateikti paraišką.
Registracijos pasekmės
Registracijos procesas yra patikima garantija, kad bus laikomasi Konvencijos nuostatų. Parodos, kurios neregistravo Tarptautinis parodų biuras, atveju negalima tikėtis valstybių narių dalyvavimo. Kita vertus, tai, kad Biuras registravo parodą, nereiškia, kad Biuro valstybės narės dalyvaus parodoje. Tarptautinio parodų biuro nariai, registruodami parodą, pripažįsta, kad ji buvo organizuota vadovaujantis Konvencijos nuostatomis, tačiau jie turi teisę joje nedalyvauti.
Registravus parodą, parodos organizatoriai gali kitoms vyriausybėms išsiųsti kvietimus dalyvauti. Kvietimai turi būti siunčiami diplomatiniais kanalais, o atsakymai tais pačiais kanalais siunčiami kviečiančiai vyriausybei.
Neišsiuntus kvietimų vadovaujantis Konvencijos nuostatomis, Tarptautinio parodų biuro valstybės narės neturi teisės organizuoti ar finansuoti dalyvavimo parodoje.
